I KPI nella funzione Acquisti – terza parte

I Key Performance Indicators (KPI) sono molto diffusi all’interno delle aziende e anche la funzione Acquisti li utilizza per misurare la propria performance. All’interno dell’organizzazione aziendale, le attività svolte dalla funzione Acquisti stanno giocando sempre più un ruolo a maggiore contenuto strategico. Il diffondersi dell’internazionalizzazione, la sempre crescente attenzione al connubio costo-qualità e la costante riduzione dei tempi di consegna avvalorano la tesi secondo cui la funzione Acquisti negli ultimi anni sta rivestendo un ruolo sempre più centrale nei processi aziendali. Naturalmente deve esserci, come per le altre funzioni aziendali, una certa coerenza tra gli indicatori utilizzati per misurare le performances e gli obiettivi aziendali e di funzione al fine di guidare nella corretta direzione le scelte del management. A tal fine, per gli Acquisti è possibile individuare quattro distinte famiglie di indicatori di performance:

• Indicatori economico/finanziari;
• Indicatori organizzativi;
• Indicatori di gestione dei fornitori;
• Indicatori di gestione del clienti ( interni / esterni )

Nei precedenti post abbiamo discusso dei KPI Economico-Finanziari e di quelli organizzativi e di Processo, oggetto di questo post sono gli indicatori di gestione dei fornitori, gli altri indicatori verranno trattati negli articoli successivi. Gli indicatori di gestione dei fornitori che interessano la funzione Acquisti permettono di misurare la funzione nella sua attività di gestione del portafoglio fornitori (performance dei fornitori, “supplier diversity”, qualità portafoglio fornitori/forniture, ecc.) All’interno di questa famiglia di indicatori si possono individuare quattro principali sotto-categorie:

1. Fornitori;
2. Compliance;
3. Diversity Spend;
4. Comunicazione.

1 – FORNITORI

Fig. 1 – KPI di gestione dei Fornitori – Fornitori

Il primo gruppo di indicatori (Fig.1) riguarda le metriche che fanno riferimento al parco fornitori. Tra i vari KPI (oltre a considerare il numero dei fornitori in valore assoluto suddivisi per fornitori appartenenti al Tier 1, Tier 2, ect…) si è soliti prendere in considerazione il numero di fornitori attivi (complessivo, appartenenti al Tier 1, Tier 2, ect…), il numero di fornitori per Country, per frequenza di transazioni, per buyer, per famiglia di spesa. Viene data molta importanza al peso (in valore assoluto e in termini percentuali) del numero di fornitori che contribuiscono a realizzare l’80% della spesa totale e all’analisi dei principali 10-15 fornitori.

2 – COMPLIANCE

Il secondo gruppo di indicatori riguarda la capacità della funzione Acquisti di verificare la conformità dei prodotti agli standard prestabiliti (Fig.2). Fanno parte di questo gruppo di KPI la percentuale di rispetto dei service level agreement (SLA) stabiliti contrattualmente (calcolata sul numero degli acquisti, sul numero dei fornitori, etc…), la percentuale di conformità del prodotto acquistato per categoria, la percentuale di conformità dei migliori 20 fornitori (Fornitori Top 20), la percentuale di conformità del fornitore di riferimento per ogni categoria di spesa.

Fig. 2 – KPI di gestione dei Fornitori – Compliance

3- DIVERSITY SPEND

Il terzo gruppo di indicatori di gestione dei fornitori riguardano la diversificazione della spesa o, per dirla all’inglese, Diversity Spend (Fig. 3).

Fig. 3 – KPI di gestione dei Fornitori – Diversity Spend

Tra questi indicatori si considera l’incidenza percentuale degli acquisti con fornitori appartenenti a categorie speciali, l’entità (in termini di valore assoluto) dell’acquistato con fornitori appartenenti a categorie speciali, il valore dell’acquistato con fornitori appartenenti a categorie speciali suddiviso per ciascuna categoria (Small Business, Donne, Veterani, Minoranze Etniche, Aziende localizzate in zone disagiate), nonché i costi sostenuti dall’azienda per sviluppare Business con le medesime categorie speciali precedentemente illustrate.

4 – COMUNICAZIONE

Il quarto gruppo di indicatori misurano l’impatto che si ottiene in termini di comunicazione (Fig.4). Tra questi indicatori si considera il numero di fornitori iscritti a Newsletter gestite internamente dalla Direzione Acquisti.

Fig. 4 – KPI di gestione dei Fornitori – Comunicazione

Le newsletter sono create dalla funzione Acquisti per creare ed incrementare la rete dei fornitori, pertanto, ciascun fornitore avrà interesse a far parte dei destinatari della newsletter. E’ un modo che ha la funzione Acquisti di comunicare con i propri fornitori. I fornitori che fanno parte della newsletter potranno essere informati sulle ultime novità dell’azienda e quando la newsletter sarà curata direttamente dalla Direzione Acquisti i fornitori riceveranno le ultime news riguardanti proprio il dipartimento Acquisti.

Bibliografia:

Rizzo, S., Serravalle, L., Lucchini, G., Silvi, R., Visani, F. (2011), “La gestione degli acquisti”, HOEPLI, Milano.