I KPI nella funzione Acquisti – seconda parte

I Key Performance Indicators (KPI) sono molto diffusi all’interno delle aziende e anche la funzione Acquisti li utilizza per misurare la propria performance. All’interno dell’organizzazione aziendale, le attività svolte dalla funzione Acquisti stanno giocando sempre più un ruolo a maggiore contenuto strategico. Il diffondersi dell’internazionalizzazione, la sempre crescente attenzione al connubio costo-qualità e la costante riduzione dei tempi di consegna avvalorano la tesi secondo cui la funzione Acquisti negli ultimi anni sta rivestendo un ruolo sempre più centrale nei processi aziendali. Naturalmente deve esserci, come per le altre funzioni aziendali, una certa coerenza tra gli indicatori utilizzati per misurare le performances e gli obiettivi aziendali e di funzione al fine di guidare nella corretta direzione le scelte del management. A tal fine, per gli Acquisti è possibile individuare quattro distinte famiglie di indicatori di performance:

• Indicatori economico/finanziari;
• Indicatori organizzativi;
• Indicatori di gestione dei fornitori;
• Indicatori di gestione del clienti ( interni / esterni )

La scorsa volta abbiamo visto gli indicatori economico-finanziari, oggetto di questo post sono gli indicatori organizzativi e di processo, gli altri indicatori verranno trattati negli articoli successivi. Gli indicatori organizzativi e di processo che interessano la funzione Acquisti misurano le performance del processo di acquisto e della struttura organizzativa della funzione produttività della struttura, efficienza del processo, utilizzo dell’e-procurement, sviluppo professionale delle risorse, etc…). All’interno di questa famiglia di indicatori si possono individuare tre principali sotto-categorie:

1. Processo;
2. Staff;
3. Formazione.

1 – PROCESSO

Il primo gruppo di indicatori (Fig.1) riguarda le Performance ottenibili dal Responsabile Acquisti e dal suo team nel processo di Acquisto. A tal proposito, si fa riferimento sia alle performance relative ai metodi tradizionali di acquisto, sia agli acquisti effettuati tramite internet (e-procurement). Gli indicatori di processo, pertanto sono raggruppabili in tre gruppi:

• E-Procurement
• Efficienza
• Volumi.

Tra i primi si è soliti annoverare il numero di transazioni elettroniche (in valore assoluto e in termini percentuali rispetto al totale), il numero di transazioni elettroniche complessivo e per fornitore (Fig.1), il numero di transazioni elettroniche su base ricorrente e quelle occasionali (transazioni spot). Un indicatore interessante è senza dubbio rappresentato dall’ utilizzo di Aste on line (E-Auction), anche se non tutte le aziende fanno ricorso a questo strumento. Naturalmente l’E-Procurement rappresenta la nuova frontiera degli Acquisti e sempre più spesso le aziende stanno facendo ricorso a questo strumento, pertanto, disporre di un set di indicatori che misuri i risultati ottenuti dal Responsabile Acquisti e dal suo team in questo ambito diventa sempre più cruciale.

Fig. 1 – KPI Organizzativi e di Processo – Processo

Per quanto riguarda gli indicatori che misurano l’efficienza del processo di Acquisto consideriamo, per esempio, il lead time, la percentuale di rispetto dei termini di pagamento, il numero di fatture ricevute e bloccate, il numero di fatture ricevute senza richiesta di Acquisto (RDA), i costi da inefficienza del processo di Acquisto, la percentuale di transazioni effettuate senza l’intervento del Buyer, etc…
Relativamente agli indicatori di performance in termini di volumi possiamo citare il numero di fatture ricevute, il numero di ordini di Acquisto generati e, soprattutto è utile misurare l’incidenza degli acquisti non pianificati di merce da parte di dipendenti aziendali (C.D. Maverick Buy)[1]

2 – STAFF

Il secondo gruppo di indicatori riguarda la struttura della Funzione Acquisti con particolare riguardo allo Staff di cui si compone. Per quanto riguarda lo Staff si misura il contributo della funzione Acquisti all’organizzazione in termini di:

• Dimensionamento;
• Soddisfazione;
• Sicurezza/Salute;
• Comunicazione.

Fig. 2 – KPI Organizzativi e di Processo – Staff

Per quanto riguarda il dimensionamento, gli indicatori tipici sono il numero di risorse (Fig.2), il numero di risorse appartenenti alle categorie protette e il numero di risorse per famiglia di spesa. Spostandoci a misurare il grado di soddisfazione, si considera il livello di soddisfazione del personale interno. Parlando di sicurezza/salute, si è soliti considerare il numero di incidenti accaduti ai membri dello Staff, così come i giorni di malattia dello Staff. Parlando di Comunicazione, infine, si considera il numero di iniziative finalizzate a creare spirito di gruppo (relationship building) e il numero di Meeting su base nazionale, regionale, locale, etc…

3- FORMAZIONE

Per quanto riguarda la Formazione, si è soliti misurare l’intensità dei programmi di formazione

Fig. 3 – KPI Organizzativi e di Processo – Formazione

L’intensità dei programmi di formazione si misura attraverso il numero di ore di formazione (Fig.3), il numero di corsi di formazione, l’impatto % della formazione sull’incremento di produttività, e attraverso una serie di altri indicatori che sono riepilogati in Fig.3.

Bibliografia:

Rizzo, S., Serravalle, L., Lucchini, G., Silvi, R., Visani, F. (2011), “La gestione degli acquisti”, HOEPLI, Milano.

https://www.cadenas.de/news/it/reader/items/cos-%C3%A8-il-maverick-buying

[1] Si definisce Maverick Buying (maverick in italiano: “vagabondo”) l’acquisto non pianificato di merce da parte di dipendenti aziendali. Maverick Buying significa che i dipendenti ordinano beni, componenti o materiali per un progetto senza considerare i canali di approvvigionamento preferenziali indicati dalla loro azienda.