Il controllo dei costi materiali: parte prima

In un sistema di contabilità industriale è di fondamentale importanza attuare un adeguato controllo di materiali, scorte e accessori nel periodo che intercorre tra la programmazione della produzione e la realizzazione dei prodotti finiti. L’entità degli investimenti in scorte rappresenta, in molti casi una delle voci di costo più importanti per un’azienda; infatti il costo dei materiali utilizzati nella produzione supera spesso il costo totale della manodopera e delle spese generali di fabbrica. Mantenere i costi al minimo rappresenta un fattore rilevante per la redditività della gestione, pertanto è evidente che, per ogni unità di prodotto finito, deve essere effettuato un controllo dei materiali che si esplicita mediante programmazioni, acquisti, manipolazioni e contabilizzazioni adeguate.

A questo punto vien da chiedersi: “come si realizza il controllo dei materiali? “. Dal punto di vista operativo, Il controllo dei materiali si effettua:

• mediante il ricorso ad una struttura organizzativa di tipo funzionale;
• assegnazione di responsabilità;
• chiara documentazione impiegata nelle varie fasi del ciclo operativo: dall’approvazione dei budget di vendita e di produzione, al completamento dei prodotti finiti pronti per essere venduti e spediti.

Il controllo dei materiali implica la registrazione su appositi moduli di tutte le operazioni e i movimenti che si verificano nell’acquisto e nell’utilizzo dei materiali stessi. Un controllo efficace necessita altresì della preparazione sistematica di riepiloghi e report periodici.

Nella prassi esistono due livelli di controllo delle scorte: il controllo a quantità e quello a valore. Il primo interessa soprattutto i responsabili degli acquisti e della produzione; sta a questi soggetti decidere, ordinare e richiedere i materiali in termini di quantità. Per quanto la quantità unitaria per il prezzo unitario si traducano in un valore monetario, il controllo deve essere effettuato sulle quantità unitarie, dal momento che la produzione e la consegna ai clienti potrebbero interrompersi se si verificassero delle rotture di stock. Il controllo a valore, invece, interessa l’amministrazione, l’ufficio del controller e l’alta direzione: il loro compito consiste nel fare in modo che i capitali investiti nelle scorte siano utilizzati in modo efficace ed efficiente.

Il controllo dei materiali deve fare i conti con due opposte necessità:

1. il mantenimento di scorte la cui entità e diversificazione siano sufficienti a garantire l’efficienza operativa;

2. il mantenimento di scorte che non abbiano ripercussioni negative di ordine finanziario.

L’ideale sarebbe poter emettere un ordine al momento opportuno, al miglior fornitore, per la giusta quantità e al prezzo e qualità appropriati. Perché si possa parlare di un controllo dei materiali e delle scorte efficace non possono mancare le seguenti caratteristiche:

a) garantire una fornitura dei materiali e accessori necessari per fare in modo che il processo produttivo si svolga in modo e efficiente e continuo;

b) mantenere l’investimento nelle scorte al più basso livello coerentemente con le richieste in atto;

c) fornire i materiali a tempo e costo minimi e salvaguardarli da incendi, furti, intemperie e danni;

d) ridurre al minimo le voci inattive e obsolete per mezzo di rapporti sistematici sui cambiamenti nei prodotti che hanno influenza sulle caratteristiche dei materiali.

E’ evidente che le quantità e i costi dei materiali e dei componenti accessori variano in base al tipo e alle dimensioni dell’azienda per quanto si possono indicare alcuni requisiti generali per un controllo dei materiali efficace ed efficiente. Ai fini di un controllo efficace ed efficiente si devono rispettare le seguenti regole:

1) Si deve realizzare un coordinamento tra vendite e budget di produzione, richieste, acquisti, consegne, controllo di qualità, immagazzinamento, manipolazione e pagamenti;

2) Gli acquisti devono essere centralizzati e gestiti da un unico dirigente qualificato;

3) Si devono utilizzare appositi moduli stampati la cui struttura sia stata studiata per contenere tutte le operazioni di acquisto e di uso dei materiali;

4) L’ufficio vendite, la produzione e gli acquisti devono comunicare costantemente in merito ai cambiamenti che possono influire sulle richieste dei materiali;

5) Deve essere effettuato un controllo interno di ogni documento;    

6) I materiali, una volta consegnati, devono essere impiegati in produzione o devono essere immagazzinati in modo appropriato;

7) Devono essere effettuati inventari permanenti che indichino, in qualsiasi momento, la quantità ed il valore di ogni tipo di materiale in giacenza;

8) Deve essere predisposto un sistema di contabilizzazione con conti di controllo e mastri sussidiari che specifichino e riepiloghino acquisti, resi, scarti, e la quantità di materiali impiegati da un reparto e nell’espletamento di un ordine;

In conclusione è opportuno dire che una corretta gestione dei materiali implica il coinvolgimento di tutte le funzioni aziendali, ciascuna delle quali contribuisce per la propria parte a migliorare la redditività della gestione.

Bibliografia:

Matz, A., Curry, O.I., Frank, G.W. (2001), Manuale di Contabilità Industriale. Franco Angeli, Milano