Costruire un sistema di contabilità analitica in una struttura alberghiera

Per costruire un sistema di contabilità analitica si devono considerare due aspetti:

• Uno oggettivo, rappresentato dalla contabilità generale presente in ogni azienda anche se non è detto che sia tenuta in modo ordinato e funzionale ai suoi scopi;
• Uno soggettivo, rappresentato dagli scopi che si vogliono raggiungere con simili rilevazioni, dal momento che il miglior attributo che caratterizza la contabilità analitica è che può essere strutturata ad uso e consumo dei suoi utilizzatori. L’obiettivo è quello di elaborare solo le informazioni che si ritengono necessarie o al più quelle che possono essere interessanti.

Da un punto di vista pratica esistono quattro modi di costruire un sistema di contabilità analitica:

1. Si affianca alla contabilità generale (la cui tenuta avviene mediante un software) un sistema parallelo di contabilità analitica (realizzato su fogli elettronici), creando degli appositi prospetti di collegamento in grado di ridurre gli errori di doppia digitazione che si possono verificare quando si riprendono i valori della contabilità generale;
2. Si “esportano”, ove fosse possibile, tutti i dati della contabilità generale in un formato compatibile con i fogli elettronici che permetta di svolgere le successive elaborazioni. Questo metodo da un lato eviterebbe gli errori di doppia digitazione ma, dall’altro, potrebbe aumentare i rischi legati al trasferimento dei dati fra sistemi diversi;
3. Si creano dei sottoconti all’interno della contabilità generale che rappresentano una “bozza” del sistema di contabilità dei costi e si esportano solo quei dati nel formato prescelto e si procede al loro utilizzo, riducendo così l’area dei controlli che devono essere effettuati al momento di convertire l’originario formato elettronico[1];
4. Si dota l’azienda di una contabilità integrata che, attraverso una sola digitazione alimenta tanto la contabilità generale quanto quella analitica, impedendo così errori di doppia digitazione esclusi quelli alla fonte. L’utilizzatore, in questo modo, potrà occuparsi direttamente delle elaborazioni e non dovrà perdere tempo nella predisposizione dei dati di base.

Di tutte le soluzioni presentate, l’ultima è senz’altro quella preferibile, minimizzando al tempo stesso gli errori di inserimento dei valori e i tempi di predisposizione della base dati oggetto delle elaborazioni, tuttavia, questi sistemi sono scarsamente flessibili e adattabili alle specifiche esigenze dei soggetti che li devono utilizzare. Diversamente un foglio elettronico è più facilmente adattabile alle esigenze degli utilizzatori ma, oltre un certo livello di funzionalità, richiede l’intervento di un esperto di informatica. Cosa fare allora? Per operare una scelta consapevole si dovrà vedere se internamente all’azienda esistono figure professionali con competenze adatte a creare un proprio sistema di contabilità analitica; in secondo luogo si dovrà capire quanto costa un sistema già “confezionato” rispetto alla sua utilità. Si tratterà di operare un confronto tra costi e benefici. Se la contabilità generale viene tenuta presso lo studio di un professionista i problemi logistici e i tempi per acquisire i dati della contabilità generale sarebbero tali da rendere inapplicabile qualsiasi soluzione precedentemente esposta. In generale, a prescindere da qualunque strumento di controllo di gestione (non solo il sistema di contabilità analitica), è preferibile che la tenuta della contabilità avvenga presso la sede operativa dell’azienda; solo così si potranno effettuare svariate rilevazioni in tempo reale traendone ovvi vantaggi per quanto riguarda i tempi di risposta e, nel contempo, si potrà mantenere un certo grado di riservatezza dei dati. Una volta che l’azienda alberghiera abbia le basi contabili adeguate a costruire un sistema di contabilità analitica resta da capire quali finalità intende raggiungere: potrebbe limitarsi a calcolare il costo di produzione del servizio principale, distinguendo tra pernottamento (costo stanza) e ristorazione (costo pasto); oppure potrebbe calcolare i costi di tutti i servizi, compresi quelli complementari (come il parcheggio, il servizio spiaggia, la piscina, la cura del corpo, l’animazione, etc…) e quelli accessori forniti in outsourcing (come le escursioni, i percorsi culturali, la formazione, etc…) o, ancora, si potrebbero calcolare i costi relativi ai singoli reparti in modo da monitorare l’efficienza e, se possibile, valutare anche le prestazioni dei responsabili delle singole aree. Dal momento che l’introduzione di un sistema di contabilità analitica genera cambiamenti che potrebbero non essere graditi al personale, per scegliere la soluzione meno traumatica sarà opportuno procedere per gradi a seconda sia delle condizioni che si riscontrano in azienda, sai degli strumenti eventualmente già presenti. Da un punto di vista pratico, a prescindere dal tipo di contabilità prescelto, sarà opportuno tracciare un organigramma che riassuma in modo chiaro la struttura organizzativa e dove si possa capire con certezza “chi fa che cosa”. La Fig. 1 rappresenta un possibile modello di organigramma valido per un albergo, anche se nella realtà, tutti i servizi rappresentati in Fig. 1 difficilmente potranno essere presenti tutti assieme.

Fig. 1 – Esempio di Organigramma di Struttura Alberghiera

A seconda dei casi, infatti, i reparti potranno essere più o meno articolati, ciò che conta è che la struttura sia funzionale alle esigenze aziendali. L impresa alberghiera, tuttavia, potrebbe assumere la forma di un villaggio turistico: in tal caso ci sarebbero una molteplicità di unità abitative dislocate su una superficie abbastanza vasta e la stessa logistica dei servizi cambierebbe molto, così come il tipo di servizi offerti.

CONCLUSIONI

Alla luce di quanto detto finora vi sono due considerazioni da fare:

1. Ogni struttura alberghiera o villaggio turistico dovrebbe dotarsi di un sistema di contabilità analitica per monitorare i costi e misurare le performance dei soggetti responsabili delle singole aree;
2. Prima di costruire il modello di controllo di gestione è necessario tracciare un organigramma dell’azienda per capire “chi fa che cosa” e per attribuire correttamente compiti e responsabilità.

Bibliografia:

Manca, F. (2013) “Il Controllo di Gestione nelle Imprese Alberghiere”, IPSOA, Milano.

[1] Attualmente esistono in commercio molti softwares di contabilità generale che consentono di estrarre i dati in formato Excel.