Approvvigionamento e gestione dei fornitori: le fasi del processo

Quando parliamo di approvvigionamento e gestione dei fornitori siamo soliti identificare un processo aziendale che si compone di sei fasi:

1. Definizione delle caratteristiche/specifiche (in termini di qualità e quantità) dei prodotti e servizi che l’azienda intende acquistare;
2. Ricerca dei fornitori potenziali e qualificazione;
3. Selezione dei fornitori e negoziazione;
4. Emissione degli ordini;
5. Monitoraggio e controllo degli ordini di acquisto;
6. Postacquisto e valutazione dei fornitori.

Come si può vedere dalla Fig. 1 le fasi del processo di approvvigionamento e gestione dei fornitori possono essere classificate in due categorie:

1. Fasi strategiche;
2. Fasi operative.

Fig. 1 – Rappresentazione grafica delle attività che compongono il processo di approvvigionamento e gestione dei fornitori

Fasi strategiche:

Riguardano attività a maggiore valore aggiunto e quindi strategiche come la ricerca e selezione dei fornitori, la negoziazione dei termini di acquisto, la gestione delle relazioni con i fornitori, la razionalizzazione del parco fornitori, etc.. In particolare le fasi strategiche riguardano:

1. La definizione delle caratteristiche/specifiche dei prodotti/servizi da acquistare;
2. La ricerca dei fornitori potenziali e loro qualificazione;
3. La selezione e negoziazione.

Cominciamo dalla prima, ossia la definizione delle caratteristiche/specifiche dei prodotti/servizi da acquistare. Durante questa fase è necessario prima stabilire le caratteristiche di ciascun prodotto/servizio (caratteristiche tecniche, conformità alle specifiche progettuali, estetica) e, successivamente stimare per ciascun prodotto/servizio i fabbisogni di medio-lungo termine. Definire le caratteristiche dei prodotti/servizi da acquistare è estremamente utile sia quando si tratta di selezionare i fornitori sia quando arriva al momento di negoziare le condizioni di acquisto. La determinazione delle specifiche del prodotto assume una grande importanza quando il cliente richiede prodotti personalizzati. Ecco allora che, in questo caso i disegni e le specifiche dei componenti possono essere forniti dal cliente stesso oppure i componenti possono essere progettati facendo ricorso al Know-how del fornitore. E’ chiaro che tutto ciò incide in maniera significativa sulla fase di selezione dei fornitori e sulla negoziazione. Con riferimento alla stima dei fabbisogni, se si tratta di materiali diretti il buyer acquisterà la materia prima basandosi sulle previsioni di lungo termine sui prodotti finiti, se, invece, devono essere acquistati materiali indiretti le stime derivano dall’analisi dei dati storici di acquisto.

Per quanto concerne la ricerca dei fornitori potenziali il buyer deve stilare una lista di fornitori preselezionati sulla base di informazioni interne (ad es. prestazioni di un fornitore che ha già avuto rapporti con l’azienda) ed esterne (reperibili durante le fiere di settore, nei siti internet, nella documentazione commerciale). Per questo genere di attività l’azienda deve avvalersi di personale qualificato. Il processo di qualificazione prende avvio dopo che il responsabile degli acquisti ha stilato la lista dei fornitori potenziali e si realizza mediante la somministrazione di questionari o effettuando visite (audit) presso gli stabilimenti di produzione. I risultati vengono sintetizzati in un report sulla base del quale viene aggiornato “il registro dei fornitori qualificati”[1].

Il passo successivo consiste nell’invio, da parte dell’azienda, delle richieste d’offerta ai fornitori in cui la stessa chiede ai fornitori di specificare il prezzo del prodotto/servizio, i tempi di consegna, i termini di pagamento, il livello di servizio che può essere garantito. Sulla base delle offerte ricevute, l’azienda dà avvio alla fase di negoziazione che permette di chiarire e definire in dettaglio i contenuti delle offerte. E’ importante sottolineare che deve esservi coerenza tra le attività di selezione e le strategie di approvvigionamento dell’azienda per ciascun tipo di prodotto. Tali strategie comprendono decisioni di internalizzazione/esternalizzazione (make or buy), decisioni sul numero delle fonti di approvvigionamento, sulla localizzazione dei fornitori (ad es. se scegliere fornitori locali o internazionali) e sul tipo di rapporto che l’azienda decide di instaurare con ciascun fornitore.

Fasi Operative:

Si tratta di attività di routine che comprendono, ad esempio, l’emissione ed il monitoraggio degli ordini, i solleciti, la fatturazione, il pagamento, le attività svolte dopo l’acquisto (gestione dei claims) e la valutazione dei fornitori. In particolare le fasi operative riguardano:

1. Emissione degli ordini;
2. Monitoraggio e controllo degli ordini,
3. Postacquisto e valutazione dei fornitori

Dopo aver selezionato con cura i fornitori, l’azienda provvede ad emettere gli ordini di acquisto (ODA). Quando il fornitore riceve un ordine, lo valuta e decide se accettarlo o meno. In caso positivo, il fornitore deve inviare al cliente informazioni sulla data di consegna o su possibili variazioni nelle quantità richieste.

Quanto al monitoraggio e controllo degli ordini si tratterà di:

• Monitorare l’avanzamento dell’ordine di acquisto ed. eventualmente, sollecitare il fornitore affinchè la data di consegna concordata venga rispettata (expediting);
• Effettuare visite periodiche presso lo stabilimento del fornitore al fine di monitorare lo stato di avanzamento dell’ordine o di verificare che il prodotto venga realizzato utilizzando il materiale e l’attrezzatura specificati nell’accordo (ispezione);
• Inviare periodicamente al cliente informazioni sull’avanzamento dell’ordine nel suo stabilimento produttivo (order trecking).

Quanto all’ultima fase, il postacquisto riguarda la gestione di eventuali reclami ai fornitori, il reperimento dei ricambi, la richiesta di assistenza, l’aggiornamento degli archivi contenenti le informazioni sui fornitori, mentre la valutazione dei fornitori consiste nel monitoraggio e misurazione delle performances dei fornitori sulla base di criteri che possono riguardare:

• L’affidabilità delle consegne (in termini di tempo e/o quantità);
• La qualità dei prodotti;
• I ritardi nell’emissione della documentazione necessaria (ad es. ritardi nell’emissione dei DDT).

CONCLUSIONI

Alla luce di quanto detto finora, possiamo affermare che all’interno del processo di approvvigionamento e gestione dei fornitori si identificano attività ad alto contenuto strategico e attività meramente operative. Alle prime tre fasi del processo ci si riferisce con il termine Supplier Management o gestione dei fornitori oppure acquisti, mentre le altre tre vengono definite con il termine Purchasing. L’insieme di tutte e sei le fasi prende il nome di Procurement.

Bibliografia:

Romano, P. Danese, P. (2010) “Supply Chain Management”, Mc Graw Hill, Milano.

[1] Generalmente un’azienda potrebbe adottare un sistema di qualificazione dei fornitori basato su tre livelli (A,B e C). Nel livello A potrebbero rientrare i fornitori in possesso della certificazione di qualità e che hanno superato la valutazione fatta dal quality manager del cliente durante un audit. Il livello B comprende i fornitori non certificati che, però, hanno superato la valutazione. Il livello C, infine, si riferisce a tutti gli altri fornitori.