I KPI nella funzione Acquisti

I Key Performance Indicators (KPI) sono molto diffusi all’interno delle aziende e anche la funzione Acquisti li utilizza per misurare la propria performance. All’interno dell’organizzazione aziendale, le attività svolte dalla funzione Acquisti stanno giocando sempre più un ruolo a maggiore contenuto strategico. Il diffondersi dell’internazionalizzazione, la sempre crescente attenzione al connubio costo-qualità e la costante riduzione dei tempi di consegna avvalorano la tesi secondo cui la funzione Acquisti negli ultimi anni sta rivestendo un ruolo sempre più centrale nei processi aziendali. Naturalmente deve esserci, come per le altre funzioni aziendali, una certa coerenza tra gli indicatori utilizzati per misurare le performances e gli obiettivi aziendali e di funzione al fine di guidare nella corretta direzione le scelte del management. A tal fine, per gli Acquisti è possibile individuare quattro distinte famiglie di indicatori di performance:

• Indicatori economico/finanziari;
• Indicatori organizzativi;
• Indicatori di gestione dei fornitori;
• Indicatori di gestione del clienti ( interni / esterni )

Oggetto di questo post sono gli indicatori economico/finanziari, gli altri indicatori verranno trattati negli articoli successivi. Gli indicatori economico/finanziari che interessano la funzione Acquisti misurano il contributo della funzione Acquisti al risultato complessivo aziendale (rapporto tra economie e risparmi di prezzo, competitività prezzi unitari, gestione del magazzino, termini di pagamento, valore aziendale generato, etc…). All’interno di questa famiglia di indicatori si possono individuare cinque principali sotto-categorie:

1. Economie;
2. Generazione del valore;
3. Cash Flow;
4. Vantaggio competitivo;
5. Indicatori di ricavo.

1 – ECONOMIE

Il primo gruppo di indicatori (Fig.1) riguarda le Economie intese come risparmi in termini di costo, ossia quanto un Responsabile Ufficio Acquisti riesce a risparmiare relativamente alla propria area.

Fig. 1 – KPI Economico-Finanziari – Economie

Si distinguono indicatori complessivi e indicatori parziali. Per quanto riguarda i primi, i risparmi derivanti da una migliore efficienza nella gestione vanno confrontati con il Budget e il Consuntivo dell’esercizio precedente, così come pure la struttura di costo. All’interno poi della funzione Acquisti si possono realizzare economie per famiglia di spesa, per divisione, per risorsa umana, per location, per tipologia di progetto implementato, etc…

2 – GENERAZIONE DEL VALORE

Il secondo gruppo di indicatori riguarda la capacità della funzione Acquisti di generare valore per l’impresa e si misura in termini di impatto sulle grandezze economico-finanziarie.

Fig. 2 – KPI Economico-Finanziari – Generazione del Valore

Nello specifico riguarda l’impatto delle Economie, derivanti da una migliore efficienza nella gestione della funzione Acquisti rispetto a:

• Utile netto;
• Utile Ante-Imposte;
• EVA;
• Variazione ROI;
• Variazione ROE.

3- CASH FLOW

Il terzo gruppo di indicatori economico-finanziari misurano le economie derivanti da una migliore gestione della funzione Acquisti in termini di efficienza sotto il profilo della liquidità. Anche in questo caso si distinguono indicatori complessivi e indicatori parziali (Fig. 3). Per quanto riguarda i primi, l’obiettivo è quello di misurare l’impatto delle economie sulla liquidità. Tradotto in termini più semplici, significa valutare in che misura un risparmio sui costi di Acquisto si può tradurre in una maggiore liquidità per l’azienda. Per quanto riguarda i secondi, si tratta di misurare l’impatto sul Capitale Circolante Netto (CCN) derivante da variazioni di magazzino o da una migliore gestione dei termini di pagamento. Nel primo caso, una politica efficace di gestione degli Acquisti porta ad un dimensionamento “ottimale” del magazzino, evitando il rischio di obsolescenza fisica e il deterioramento dei materiali. Nel secondo caso, un Responsabile Ufficio Acquisti/Buyer che spunti con i suoi fornitori migliori condizioni contrattuali in termini di dilazione di pagamenti (DMD più lunga), permette all’azienda di ritardare i pagamenti e di utilizzare il denaro che doveva essere impiegato per pagare i fornitori per far fronte ad altre necessità. In entrambi i casi, comunque, si tratta di economie che impattano positivamente sui flussi di cassa (cash-flow).

Fig. 3 – KPI Economico-Finanziari – Cash Flow

4 – VANTAGGIO COMPETITIVO

Il quarto gruppo di indicatori misurano l’impatto che si ottiene in termini di vantaggio competitivo quando il Buyer acquista dei prodotti che sono destinati ad essere rivenduti (Fig.4).

Fig. 4 – KPI Economico-Finanziari – Vantaggio competitivo

In questo caso, ciò che rileva è l’abilità del Buyer di generare per l’azienda un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza che si traduce in maggiori ricavi, rispetto a quelli che generano i fornitori da cui questi prodotti vengono acquistati

5- INDICATORI DI RICAVO

Il quinto gruppo di indicatori economico-finanziari riguardano la sfera dei ricavi (Fig. 5)

Fig. 5 – KPI Economico-Finanziari – Ricavi generati

Nello specifico attraverso questi indicatori il Responsabile Ufficio Acquisti vuole misurare l’impatto delle economie di costo sui ricavi e lo fa attraverso l’analisi dei prezzi unitari pagati (minore sarà il prezzo unitario pagato e maggiore sarà il margine di profitto) o attraverso l’incidenza delle voci di spesa sul fatturato, ma per valutarne gli effetti sarà necessario operare un benchmark con i propri competitors.

Bibliografia:

Rizzo, S., Serravalle, L., Lucchini, G., Silvi, R., Visani, F. (2011), “La gestione degli acquisti”, HOEPLI, Milano.