Il controllo dei costi dei materiali: parte seconda

La realizzazione di un controllo efficace dei materiali può passare attraverso vari modelli organizzativi. E’ evidente che tanto più elevato è l’investimento in materie prime, prodotti in lavorazione, semilavorati e scorte di prodotti finiti tanto più sarà necessaria una suddivisione del controllo. In questo senso, coloro che sono preposti agli acquisti potrebbero tenere sotto controllo le voci d’acquisto, gli addetti alle vendite potrebbero occuparsi di sorvegliare le scorte dei prodotti finiti mentre gli addetti alla produzione potrebbero svolgere attività di coordinamento di tutti gli altri materiali. Quando si presenta la necessità di suddividere il controllo, è doveroso trovare i mezzi per coordinare le decisioni, dal momento che i problemi relativi al controllo dei vari tipi di scorte sono tra loro correlati; per questo motivo il controllo dei materiali viene in genere centralizzato in un unico reparto denominato reparto controllo materiali con un suo responsabile. La struttura organizzativa e il personale necessario a svolgere un’attività di controllo efficace, saranno influenzati:

• dalle dimensioni dell’azienda,
• dalla quantità dei materiali da acquistare che figurano nel prodotto finito,
• dalle dimensioni, dal peso e dal valore unitario dei singoli materiali,
• dal tempo impiegato nella fabbricazione di un prodotto.

Fig. 1 – Esempio di organizzazione del servizio materiali.

Tradizionalmente la funzione di controllo è compiuta dalle unità addette al controllo delle scorte che coordinano l’acquisto e la produzione e dalle unità addette al controllo dei costi, ossia gli uffici del budget e della contabilità.

Il progetto del prodotto rappresenta l’inizio del processo di controllo dei materiali. Sia che si tratti di un prodotto normale che di un’ordinazione speciale, si deve predisporre un programma sviluppato in una serie di fasi per inserire le materie nella produzione. Il settore interessato esegue, ad ogni fase, una funzione separata, per quanto la scelta finale riguardo al prodotto è frutto di una decisione presa in stretta collaborazione. Nelle fasi preliminari la progettazione sottopone allo studio le proposte, il disegno e le relative copie, le specifiche necessarie e prepara un prospetto in cui vengono indicate le quantità che devono essere impiegate nella fabbricazione del prodotto. Gli uffici tecnici prendono in esame il lavoro da eseguire ed indicano come il prodotto debba essere fabbricato in officina. Il controllo di lavorazione esamina l’entità della produzione ed i prospetti ad essa relativi e stabilisce se e in quale momento la nuova produzione potrà essere programmata. I reparti di programmazione dei materiali e di valutazione dei costi sottopongono a studio i dati loro forniti e mettono a punto una previsione di costo per la produzione proposta. La funzione di una sezione di programmazione “a lungo termine” consiste nel proporre un prezzo di prodotto che si basa su elementi quali linee di produzione, situazione economica e prospettive future, politiche dell’azienda e piani di sviluppo. La direzione generale, infine, ha il compito di decidere se accettare o respingere le proposte o se richiedere delle modifiche. Nel progetto e nella programmazione delle fasi ricoprono un ruolo di primo piano soltanto i capi servizio dei materiali; ma quando un piano produttivo entra in vigore intervengono tutto il personale e le funzioni del reparto materiali.

Al ricevimento di una scheda di programmazione, il reparto controllo materiali decide la quantità di materiale necessaria. La funzione di questo reparto è quella di disporre dei materiali necessari per garantire l’andamento efficace e continuo delle operazioni; inoltre il reparto controllo dei materiali deve limitare l’investimento in scorte al più basso livello compatibile con il fabbisogno operativo. Per determinare con esattezza questo fabbisogno si deve analizzare periodicamente ogni voce delle scorte o categoria di voci allo scopo di determinare:

• Quantità necessaria prevedibile per il mese, trimestre o anno successivo;
• Tempo di acquisizione;
• Fabbisogno previsto durante il tempo di acquisizione;
• Merci in magazzino;
• Unità in corso di ordinazione;
• Riserva o scorte di sicurezza.

Le richieste future per ogni voce di acquisto o di produzione ricoprono un ruolo di fondamentale importanza nel controllo dei materiali. Non prevedere con esattezza il fabbisogno necessario potrebbe portare anche il più elaborato sistema di controllo a calcolare un errato livello di scorte.

Bibliografia:

Matz, A., Curry, O.I., Frank, G.W. (2001), Manuale di Contabilità Industriale. Franco Angeli, Milano