Le variabili della Logistica: i sistemi informativi

La logistica per poter funzionare ha assoluto bisogno dei sistemi informativi. Essa per avere successo deve possedere tre caratteristiche che sono fortemente legate alla bontà dei sistemi informatici aziendali:

1. Deve conoscere i dati;
2. Deve conoscere le situazioni;
3. Deve elaborare entrambi.

DEVE CONOSCERE I DATI:

Non esiste ambito della logistica (si tratti di magazzini, trasporti, scorte, ordini e così via) che non sia legato ad una quantità di dati impensabile da gestire in altro modo se non attraverso l’elaboratore dell’azienda. Non è possibile gestire la logistica se non si conosce il prodotto, tutti i percorsi che fa, la destinazione finale. Meglio ancora sarebbe se tutti i dati venissero rilevati, trasmessi, elaborati e controllati senza l’ausilio della carta: in altre parole, se fossero “gestiti” in maniera automatica ricorrendo, per esempio, all’utilizzo di penne ottiche, bar code, rilevatori di prossimità e così via. Sia che si tratti flussi semplici o complessi, di magazzini grandi o piccoli, di prodotti che sono soggetti a deperibilità o meno; in tutti i casi i dati ci devono essere e devono essere rilevati e trascritti in maniera certa. Si pensi, ad esempio, a dati quali la data di fabbricazione del prodotto, l’ubicazione in magazzino, la richiesta del cliente. Per non parlare poi del fatto che i dati da rilevare potrebbero crescere ancora se si volesse conoscere la produttività del magazzino, i costi effettivi per ogni pallet trasportato, la data e l’esatto luogo di consegna di quel determinato pacco di pasta e così via. E’ evidente, dunque, il rischio che si può correre se si opera con pochi dati, con vistose mancanze, con errori.

DEVE CONOSCERE LE SITUAZIONI:

Ma i dati da soli non sono sufficienti: occorre avere una visione di quello che succede, sia in termini qualitativi che quantitativi, lungo l’intero ciclo possibilmente in tempo reale o quasi. Per comprendere la complessità del tema si pensi al flusso con cui l’azienda serve i clienti e si ipotizzi che sia necessario sapere in ogni istante l’ubicazione della merce, oppure cosa ci sia in un determinato momento in stock (o in transito) in ogni “blocco” che compone la rete (magazzino, trasporto, reparto). Questo è sicuramente un livello più alto di complessità rispetto alla situazione precedente che riguardava la sola conoscenza dei dati. Ma la combinazione dati/tempo è cruciale per risolvere il problema dell’elaborazione che è il vero problema della logistica.

DEVE ELABORARE ENTRAMBI (DATI E SITUAZIONI):

I dati di per sé servono per supportare processi operativi oppure per creare supporti alle decisioni. In altre parole i dati, una volta estratti e puliti devono essere inseriti in appositi sistemi che, dopo averli “inghiottiti”, li trasformano in qualcosa di utile. I risultati dell’elaborazione dei dati si possono leggere su molti fronti quali:

• Attività più lineari ed operative della logistica (quali le previsioni di vendita; la programmazione della produzione; la gestione delle scorte; la gestione dei magazzini; la gestione delle spedizioni).
• Attività di interfaccia (quali il collegamento tra tutti i punti operativi, il collegamento con i clienti).
• Scelte di lungo termine e scelte strategiche (quali il disegno di una logistica alternativa, la progettazione di un sistema più competitivo).

I sistemi informatici per la Logistica riguardano due ambiti: quello operativo e quello di supporto alle decisioni.

I SISTEMI OPERATIVI

Sono tali i sistemi necessari a garantire lo svolgimento delle varie attività logistiche. Tali sistemi riguardano:

• La gestione degli ordini: gli ordini che una volta era il cliente attraverso l’azione di un venditore a generare, oggi arrivano spontaneamente, per via elettronica e in certi casi non arrivano per niente, sostituiti da un ordine proposto dal fornitore stesso, Per confermare un ordine che non c’è è sufficiente un cenno, o più semplicemente il silenzio (assenso).
• La pianificazione delle risorse di magazzino: si tratta di un’attività fondamentale, visto che il magazzino non può essere automatizzato, ecco che allora va gestito esattamente come un reparto di produzione.
• La pianificazione dei viaggi: riguarda sia le operazioni di ingaggio degli automezzi, sia il calcolo delle rotte, sia i bilanciamenti dei viaggi di andata e ritorno, che le triangolazioni e così via. Tutto ciò che serve, in altre parole, a saturare al massimo l’automezzo e il suo percorso.
• La gestione delle attività di magazzino: si tratta di una vasta e conosciutissima area dove i termini sono “picking”, “ricevimento”, “transito”, “stampa delle bolle”, “inventari”.
• La gestione delle scorte: si deve considerare parte di questa area anche le numerose iniziative che portano ai sistemi di previsione delle vendite.
• La gestione dei riapprovvigionamenti: è l’area che assicura il rifornimento degli apparati produttivi o degli scaffali del supermercato, ma è anche quella del come reagire quando si deve far quadrare un ordine urgente con il lotto d’ordine economico, con il costo del trasporto, con la rotazione delle scorte.
• Il reporting operativo: si tratta di un sistema informativo che offre una costante osservazione di come stanno andando i tre centri operativi della logistica: i magazzini, i trasporti, il servizio.

I SISTEMI CHE SUPPORTANO LE DECISIONI (DSS):

Prendere decisioni strategiche in materia di Logistica significa considerare tre aspetti:

1. CALCOLO DEI COSTI: Il primo aspetto da conoscere per prendere decisioni strategiche in merito alla struttura logistica più efficiente riguarda il calcolo dei costi. Il calcolo dei costi non è una questione semplice, dal momento che la contabilità aziendale non è fatta solitamente per isolare le singole attività logistiche o per valutare i parametri distributivi. I costi della logistica, infatti, possono variare in funzione di una serie di variabili: il servizio prestato, il mix dei prodotti da distribuire, il mix dei punti di consegna da servire, le economie di scala, l’efficienza della struttura distributiva, le caratteristiche della struttura stessa, la distanza dei punti da servire e così via.
2. VALUTAZIONE DELL’ASSETTO DISTRIBUTIVO: Non si può pensare che una rete distributiva (con i suoi magazzini, i suoi depositi, i suoi flussi, il suo servizio, etc..) vada bene in eterno; è normale, infatti, che ad un certo momento occorre predisporsi a cambiare. Cambiare, dunque, si può ma siccome per cambiare ci vuole tempo, è necessario decidere in anticipo quando farlo; quello che è certo è che bisogna farlo al momento opportuno (né troppo presto, né troppo tardi)[1]. In altre parole si deve decidere, di volta in volta, quale deve essere il miglior assetto distributivo (rete, flussi, servizio, etc..)
3. Il sistema di reporting direzionale: ultimo ma non per questo meno importante, quando si fa riferimento ai sistemi informativi che supportano le decisioni, è il reporting direzionale. Questo, ben diverso dal reporting operativo, serve a tenere monitorati i risultati dell’intera struttura logistica. Il Reporting Direzionale, infatti, permette di capire perché i volumi sono diminuiti, oppure perché è aumentata la percentuale di prodotti sfusi rispetto a quelli movimentati a pallet interi, oppure capire se il miglioramento della produttività della rete nord è dovuto all’introduzione del bar code nei magazzini… Tutti questi sono esempi importanti che richiedono una breve riflessione, dal momento che si portano dietro scelte e decisioni che interessano i vertici dell’organizzazione.

Bibliografia:

Ferrozzi C., Shapiro R. (2006), Dalla Logistica al Supply Chain Management, ISEDI

[1] Altrimenti si corre il rischio di spendere di più, di arrivare quando non vi sono più strade percorribili, di peggiorare il servizio.