Redigere un Budget per realizzare un evento

Il budget rappresenta uno degli elementi più importanti nella vita e nell’economia di un’azienda e, quando si deve organizzare un evento è indispensabile accantonare una determinata quota di risorse finanziarie senza le quali l’iniziativa o l’attività non si potrebbe realizzare nella pratica. In altri termini, quando si organizza un evento (sia esso un covegno, una manifestazione, una festa per la comunicazione d’impresa) è sempre bene stanziare una determinata somma per la sua realizzazione. In particolare, il budget nell’ambito delle fasi del processo di relazioni pubbliche riguarda la fase della programmazione. Grazie al budget l’azienda potrà decidere che tipo di evento mettere in pratica, programmarlo nei dettagli, controllarne ogni fase. E’ evidente, pertanto, che ogni spesa dovrà essere pianificata e autorizzata e gli organizzatori dovranno fare in modo di non sfondare il tetto di spesa che è stato stabilito. Per evitare spiacevoli sorprese, un buon esercizio è quello di preparare almeno due o tre budget, con diverse previsioni di spesa. In questo modo si riuscirà a mantenere il controllo delle uscite e sarà più facile decidere le azioni da intraprendere. Quando si organizza un evento non ci si deve dimenticare di prevedere anche i costi di produzione e di amministrazione. Alcune voci riguarderanno le spese fisse (noleggi, diarie, etc..), altre invece saranno variabili (si pensi alle spese postali, al catering, alle trasferte, al personale a tempo, ai relatori, agli ospiti a pagamento).

Idealmente il budget potrà riguardare:

• Spese di viaggio, vale a dire l’organizzazione delle trasferte, dei sopralluoghi e dei controlli delle location;
• Spese per la location, comprensive dei supporti relativi quali audiovisivi e altri;
• Spese per l’albergo (se l’evento dura più di un giorno);
• Spese per la ristorazione;
• Spese di allestimento (ad es. trasporto e montaggio, noleggio scenografie, addobbi, segnaletica, decorazioni floreali);
• Spese per la grafica (stampa materiale, inviti, locandine, video, campagna pubblicitaria, materiali consegnati ai partecipanti, etc…);
• Spese per le spedizioni;
• Spese per regali a ospiti e giornalisti;
• Spese per lo staff (hostess, traduttori, assistenti, etc…);
• Spese per la documentazione video, supporti informatici, etc…;
• Spese per la parte spettacolare (speaker, presentatori, attori, etc…);
• Spese assicurative;
• Spese per la promozione dell’evento (ad es. campagna pubblicitaria, locandine, conferenza stampa, inviti);
• Spese per i relatori famosi (Special Guest);
• Spese di cancelleria (lettere, moduli, etc…).

Oltre al budget, quando si prepara un evento, due giorni prima dell’evento è necessario fare un controllo delle operazioni e spesso una prova generale. Per questo è opportuno elaborare un’articolata lista di controllo riguardante le varie sezioni dell’evento. Si comincia con  i materiali e si cerca di capire se si dispone di tutto il materiale necessario per organizzare l’evento. Poi ci si dovrà occupare dei partecipanti stabilendo il programma generale con eventuale lista degli interventi, nomi e curriculum dei relatori. Si dovrà controllare se il programma dell’evento è stato definito nei suoi dettagli (compresi i momenti di spettacolo e quelli dedicati alla gastronomia). Gli organizzatori si dovranno preoccupare di controllare la presentazione dell’azienda organizzatrice, il materiale da consegnare ai partecipanti, gli opuscoli promozionali dell’azienda organizzatrice, il materiale da consegnare alla stampa. Infine si dovrà fare un controllo generale verificando la location, il materiale di supporto, il funzionamento dei supporti audiovisivi, i servizi fotografici e le riprese video, se è stato fatto un briefing al personale di coordinamento, se gli eventuali interpreti hanno avuto il materiale per poter intervenire, se è stata scelta la persona dell’azienda che avrà rapporti con i media, etc…

Un paio di giorni dopo che l’evento è terminato, si dovrà fare una riunione con gli organizzatori e con le persone coinvolte in azienda, per stilare un bilancio finale delle entrate e delle uscite. E’ questo il momento in cui si confrontano i dati di budget con le spese effettive. Successivamente si deve procedere a una prima valutazione della riuscita dell’evento e della sua efficacia sul piano dei contatti. In altri termini si dovrà valutare la quantità di contatti con i pubblici di riferimento, la quantità di contatti con i media, l’impatto grafico, organizzativo, di layout che l’evento ha prodotto sui partecipanti, individuare gli eventuali errori che saltano subito agli occhi di chi organizza, verificare il numero di partecipanti effettivo rispetto agli inviti, analizzare le reazioni dei partecipanti durante l’evento, analizzare i commenti raccolti, verificare il livello di coinvolgimento nelle varie fasi dell’evento.

Nei giorni successivi a questi meeting si sposterà l’attenzione sul numero di articoli apparsi sulla carta stampata locale e nazionale, sul numero di servizi televisivi e radiofonici locali e nazionali e delle citazioni su siti web giornalistici. Tutte queste apparizioni sui media locali e nazionali rappresenteranno un validissimo banco di prova per verificare nella pratica quale sia stata la forza e l’impatto, in termini di comunicazione, dell’evento.

Conclusioni

Alla luce di quanto visto finora, si può affermare con certezza che, per organizzare un evento, è assolutamente necessario pianificare le entrate e le uscite e, ancor più importante è verificare se le uscite hanno rispettato i limiti di spesa previsti dal budget.

Bibliografia:

Pecchenino, M. (2002), “Organizzare gli eventi. Come gestire convegni, manifestazioni, feste per la comunicazione d’impresa”, Il Sole 24Ore, Milano.